Het is nog niet zo lang geleden dat belangrijke rapportages bij DMK grotendeels met handwerk werden gemaakt.
Ook al zou je Sisyphus volgens het bekende citaat als een gelukkig mens moeten zien, betekende dat in de praktijk vooral: cijfers uit verschillende bronnen verzamelen, tabellen vergelijken en data handmatig overzetten naar Excel-bestanden.
Alleen al het samenstellen van de informatie voor het Management Information System kon bijna een week duren. En steeds dook dezelfde vraag op: zijn dit echt al de juiste cijfers – of bestaat er ergens nog een actuelere versie? De reden was eenvoudig: data bevond zich verspreid over verschillende systemen, bestanden en analyses. Veel moest handmatig worden samengebracht. Dat kostte tijd en maakte het proces foutgevoelig.
Data op één centrale plek
Vandaag ziet dat er totaal anders uit. En precies daar komt Data Management in beeld. In de kern draait het om een eenvoudig idee: de juiste informatie moet op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomen – en dan ook nog in betrouwbare kwaliteit. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in grote organisaties is dat allesbehalve eenvoudig. Vier jaar geleden richtte DMK daarom een eigen afdeling op om expertise op het snijvlak van IT en business samen te brengen: Business Intelligence & Data Analytics.
Want iedere dag ontstaat er bij DMK een enorme hoeveelheid data. Collega’s volgen bijvoorbeeld de ontwikkeling van melkprijzen, analyseren marktrapporten of monitoren concurrentie-informatie. Maar daarmee ontstaat direct een cruciale vraag: Waar komt al die informatie eigenlijk samen?
Van grondstof naar informatie
Een concreet voorbeeld uit de praktijk is de centrale melkprijsrapportage van DMK. Sinds vorig jaar wordt deze informatie beschikbaar gesteld via SAP Analytics Cloud (SAC) – een platform voor rapportages, planning en analyses. Relevante marktdata wordt daar gebundeld en overzichtelijk weergegeven. In plaats van door verschillende bestanden te zoeken, kunnen de belangrijkste kerncijfers vandaag met één klik worden opgeroepen.
Dat proces lijkt een beetje op een zuivelfabriek zelf. Rauwe melk die wordt aangeleverd, verandert niet direct in yoghurt. Eerst wordt de melk verzameld, gecontroleerd en verwerkt voordat er uiteindelijk een product ontstaat dat in het koelschap terechtkomt. Met data werkt het eigenlijk net zo.
Ook data moet eerst worden samengebracht, gecontroleerd en verwerkt voordat er betrouwbare informatie uit ontstaat. Het grote verschil met vroeger zit vooral in snelheid en kwaliteit. Veel datastromen lopen tegenwoordig automatisch op de achtergrond. Rapportages kunnen veel sneller worden gemaakt en iedereen werkt met dezelfde consistente cijfers. Dit wordt inmiddels ondersteund door GBS, Global Business Services. Hierbij worden stamgegevensprocessen centraal gebundeld, wordt belangrijke informatie over klanten en materialen op één plek bijgehouden en wordt de gegevenskwaliteit voortdurend gewaarborgd.
Betrouwbaar en transparant
Dat is ook heel concreet zichtbaar in het dagelijks werk bij DMK. Wanneer marktprijzen veranderen of nieuwe informatie over concurrenten beschikbaar komt, kunnen die ontwikkelingen vandaag veel sneller in de centrale rapportages worden opgenomen. Beslissers herkennen trends eerder en kunnen sneller reageren – bijvoorbeeld bij prijsstrategieën, marktbeoordelingen of planningsprocessen. Het echte voordeel is dus niet alleen dat cijfers sneller beschikbaar zijn. Maar vooral dat ze betrouwbaar, vergelijkbaar en transparant zijn voor iedereen. Of anders gezegd: Data Management zorgt er bij DMK voor dat talloze afzonderlijke datapunten samenkomen in één helder totaalbeeld – en daarmee in een veel betere basis voor beslissingen.
