"Daarna is het een uitgemaakte zaak"

Elk jaar staan Hartmut Buck, hoofd logistiek, en zijn team voor een van de grootste uitdagingen van de DMK Group: hoe managet hij de kerstverkopen van grondstof tot schap? Een beeldverhaal over een bijzondere race.

Ik werk al 30 jaar in de logistiek bij DMK en mijn familie heeft een melkveebedrijf. Logistiek en bedrijven moeten 24 uur per dag, zeven dagen per week functioneren. Er is altijd iets aan de hand, elke helpende hand is nodig.

Als melkveehouders niet over de nodige randvoorwaarden en hulpmiddelen beschikken om hun bedrijf rendabel te runnen en melk van goede kwaliteit te produceren, heeft dit gevolgen voor de hele toeleveringsketen en dus ook voor onze onderneming. De toeleveringsketen begint met het ophalen van de melk bij onze melkveehouders. Onze samenwerking werkt als een raderwerk, zonder onderbreking, het hele jaar door: het product wordt in de zuivelfabriek verwerkt en opgeslagen, bestellingen worden klaargemaakt en afgeleverd, en zo gaat het maar door. Dat betekent werken in ploegendienst, in het weekend en op feestdagen. Feestdagen zoals Kerstmis vormen echter ook een heel bijzondere uitdaging.

We halen de melk op...

De chauffeurs van de melktankwagens halen elke dag de melk op bij onze melkveehouders, ongeacht of het een werkdag, weekend of feestdag is.

Met kerst wordt er meer gekookt en gebakken. Retailers hebben dan meer gespecialiseerde producten nodig, zoals room, crème fraîche en kaas.

We maken een schatting van wat de consument zal kopen, maar zelfs de detailhandel kan ons niet ver van tevoren vertellen welke specifieke hoeveelheid we moeten leveren.

Maar juist in de kerstperiode kunnen we echter ook storm, sneeuw of ijs verwachten. Wegen zijn versperd, paden onbegaanbaar – dan profiteren we van de goede samenwerking tussen chauffeurs van de melktankwagens en melkveehouders. Een tractor trekt de tankwagen uit de sneeuw en de reis kan – hopelijk – worden voortgezet.

... leveren haar af bij de DMK-fabriek

In de weken voor Kerstmis zijn we afhankelijk van de beschikbaarheid van voldoende vrachtwagenchauffeurs. Velen willen nu echter op vakantie, kerst met hun kinderen vieren of afreizen naar hun geboortestreek.

Net als op melkveebedrijven hebben we in een zuivelfabriek mensen nodig die bereid zijn om ook op minder populaire dagen te werken.

De algemene uitdaging is de beschikbaarheid van personeel.

Veel afdelingen zijn al verregaand geautomatiseerd en een deel van de vorkheftrucks rijdt zelfs al zonder chauffeur. Dit bespaart arbeidskrachten en financiële middelen. Op het eerste gezicht klinkt het misschien vreemd, maar als onderneming moeten we gebruik maken van de technologische voordelen van deze tijd om concurrerend te blijven. Aan de andere kant vraagt het steeds groter wordende tekort aan jong talent ook dringend om technologische vooruitgang.

Vandaag de dag is het veel moeilijker om personeel te vinden dat bereid is om als vrachtwagenchauffeur of magazijnmedewerker in ploegendienst of in het weekend te werken. We zijn onze medewerkers daarom erg dankbaar en laten dat ook merken. We moeten voor hen zorgen, ik vind het belangrijk om te weten hoe het met hen gaat, of sommigen van hen speciale aanmoediging nodig hebben omdat ze ideeën hebben of zich verder willen ontwikkelen, of dat ze gewoon hun werk willen doen voor een eerlijk loon. Voor ons zijn deze mensen de spil in het functioneren van onze toeleveringsketen.

... maken er producten van

Om te zorgen dat we niet over- of onderproduceren, ramen we de hoeveelheden die onze klanten nodig hebben op basis van onze historische gegevens. Om het consumentengedrag van mensen beter te begrijpen, werken we met digitale systemen die we het hele jaar door voeden met nieuwe informatie van retailers en onze verkopen. Hiermee kunnen prognoses worden berekend.

We moeten op voorhand produceren om te kunnen voldoen aan de grotere bestelbehoeften van retail-klanten rond Kerstmis. Op voorhand produceren leidt op zijn beurt tot het opbouwen van voorraden in de magazijnen. We moeten dus potentiële capaciteitsknelpunten in de magazijnen voor versproducten managen.

... slaan ze op

De feestdagen vallen dit jaar op woensdag en donderdag.

We moeten bestellingen van klanten, die normaal gesproken over vijf werkdagen worden gespreid, nu over drie werkdagen verdelen.

In deze tijd neemt de doorvoer in onze magazijnen en bij onze klanten aanzienlijk toe.

De chauffeurs halen de goederen op bij onze magazijnen, leveren ze af bij winkeliers, komen terug en halen nieuwe goederen op. Dat is de gebruikelijke keten.

Maar er kunnen natuurlijk complicaties optreden. Storingen in onze magazijnen, files op de weg of een sneeuwchaos tijdens het transport naar de klant. Verder is het mogelijk dat de retail-magazijnen onze goederen niet kunnen ontvangen omdat ze vol zijn. Dit veroorzaakt veel stress in alle schakels van de toeleveringsketen.

Een andere uitdaging: zuivelfabrieken produceren dagelijks goederen die moeten worden opgeslagen. Als er vanwege de feestdagen op veel dagen geen afzet is, is de capaciteit snel uitgeput en raken onze magazijnen bijna overvol. Dit vraagt om creativiteit om intern via onze locaties of anders extern alle mogelijkheden te benutten. Dankzij onze steeds nauwkeurigere voorspellingen hebben we dit de afgelopen jaren echter kunnen voorkomen.

... stellen de orders samen

30 jaar geleden was dat ingewikkelder. Destijds had je nog de Ultra Frische – verse melk die gemiddeld slechts acht dagen houdbaar was. De vele kleine supermarkten werden rechtstreeks bevoorraad vanwege de korte houdbaarheid van de verse melk. Vanuit logistiek oogpunt was de levering een veel grotere uitdaging, omdat er meer klanten en meer ritten waren. Nauwe afstemming met de autoriteiten was noodzakelijk. Zonder een speciale vergunning was transport op zon- en feestdagen niet toegestaan. Soms waren goederen simpelweg uitverkocht in de supermarkt. De voorspellingen voor het leveringsvolume waren vooral gebaseerd op ervaring en buikgevoel.

Tegenwoordig is alles veel beter georganiseerd en efficiënter. De melk is 20 dagen houdbaar en retailers hebben centrale magazijnen opgezet, waar we haar in grotere hoeveelheden per keer aanleveren. Moderne voorspellingstools en nieuwe technologische mogelijkheden maken logistiek vandaag de dag veel gemakkelijker voor ons.

... laden de vrachtwagens vol met onze goederen

Om betrouwbare en rendabele leveringen aan klanten te garanderen, is het heel belangrijk om de laadcapaciteit van de vrachtwagens optimaal te benutten.

Voor versproducten, die over het algemeen licht zijn, gebruiken we in principe dubbeldeksvrachtwagens die op twee niveaus worden beladen. Hierdoor kunnen we de optimale balans bereiken tussen volume en gewichtsbenutting. Een lading waarvoor we vroeger misschien drie keer moesten rijden, kunnen we nu in twee ritten vervoeren. Dus: minder brandstof, minder uitstoot. Onze vuistregel: hoe optimaler we de vrachtwagen laden, hoe duurzamer en grondstofvriendelijker het is.

... vervoeren ze naar de klant

De kerstverkoop van lang houdbare producten zoals UHT-room en UHT-melk begint eind november. In de twee weken voor kerst en in de kerstweek draait alles om verse producten. In die periode moeten we de laaddata van onze expediteurs en de losdata van onze retailpartners zeer nauwkeurig op elkaar afstemmen om een snelle doorvoer van grote hoeveelheden goederen in onze magazijnen te kunnen realiseren.

Als de goederen hier niet vóór kalenderweek 51 aankomen, is het een uitgemaakte zaak. Want daarna zakken de verkopen in. Dan gaan de klanten op vakantie of uit eten, in elk geval koken ze niet meer zoveel als de weken ervoor.

Tot nu toe heeft alles altijd goed uitgepakt – ook al is er in onze onderneming altijd ruimte voor verbetering en hebben we het einde van de rit nog niet bereikt. Na Kerstmis daalt bij ieder van ons het stressniveau aanzienlijk. Dan is er meestal een gezellige barbecue met de medewerkers die er tijdens de vakantie voor ons waren. Het schept een band – en dan daalt ook bij ons eindelijk dat kerstgevoel neer.